RI&E kapsalon: wanneer is het verplicht?

Vanaf welke medewerker dit gaat spelen

RI&E klinkt als iets voor een fabriek met heftrucks. Het is de risico-inventarisatie en -evaluatie, en het is het document waar de Nederlandse Arbeidsinspectie als eerste naar vraagt zodra ze bij je binnenlopen.

De verplichting begint bij je eerste werknemer. Artikel 5 lid 1 van de Arbeidsomstandighedenwet zegt dat je schriftelijk vastlegt welke risico's het werk voor je werknemers meebrengt. Daar zit geen ondergrens onder van drie of vijf mensen.

En het gaat verder dan mensen met een gewoon contract. De Arbowet rekent in artikel 1 ook degene die onder jouw gezag arbeid verricht zonder arbeidsovereenkomst tot je werknemers. Een BBL-leerling en een stagiair tellen dus mee. Alleen mensen die als echte vrijwilliger werken vallen erbuiten.

Voor een salon betekent dat: op de dag dat je eerste medewerker begint, ontstaat deze verplichting. Op dezelfde dag als je aanmelding bij de Belastingdienst en je pensioenplicht, wat je terugvindt in de gids over je eerste medewerker aannemen.

De goede boodschap komt verderop: met het gratis instrument van de eigen branche is dit voor een salon met een of twee medewerkers werk van een middag. De slechte boodschap is dat het ontbreken ervan direct beboetbaar is.

De vijf verplichtingen op een rij

Er zijn vijf dingen die met personeel ontstaan en die vaak op een hoop worden gegooid.

Dat basiscontract is de post die salons het vaakst overslaan omdat er een maandbedrag aan hangt. Het regelt onder meer hoe iedereen die bij je werkt toegang heeft tot de bedrijfsarts, en dat je bij verzuim iemand hebt om te bellen. Wat er verder gebeurt zodra iemand langer ziek is, staat in de gids over loondoorbetaling bij ziekte.

Preventiemedewerker klinkt zwaarder dan het is. Artikel 13 lid 10 zegt dat bij werkgevers met niet meer dan 25 werknemers de taken ook door de werkgever zelf mogen worden gedaan, mits die voldoende deskundigheid, ervaring en uitrusting heeft. Voor de meeste salons is de eigenaar dus de preventiemedewerker.

Waarom jouw RI&E niet getoetst hoeft te worden

Dit is de belangrijkste praktische besparing in dit hele onderwerp, en hij wordt zelden genoemd.

In beginsel moet een RI&E worden getoetst door een gecertificeerde kerndeskundige, en dat kost geld. De uitzonderingen staan in artikel 14 lid 12 van de Arbowet, en het loont om die wettekst zelf te lezen in plaats van een samenvatting ervan.

Onderdeel a geldt voor een werkgever bij wie in totaal, voor alle werknemers samen, hooguit 40 uur per week betaalde arbeid wordt verricht. Onderdeel b geldt voor een werkgever met in de regel hooguit 25 werknemers, en die kan twee kanten op: een model dat is opgenomen in een cao of in een regeling van een daartoe bevoegd bestuursorgaan en dat een onverplicht karakter heeft, of een instrument dat is aangemeld bij de minister dan wel bij een door de minister aangewezen instelling.

Voor een salon met een tot vijf medewerkers is die tweede route de gewone weg. Je gebruikt het aangemelde instrument van je eigen branche en de toetsingsplicht vervalt. Vanaf 26 werknemers geldt de uitzondering niet meer, maar dat is voor een salon een zeldzaamheid. Staat er in jouw cao een RI&E-model, dan is de cao-route net zo goed.

Let op de term. De wet zegt aangemeld, rie.nl spreekt van erkend, en dat is praktijkjargon voor hetzelfde register. Waar het om gaat is dat het instrument daadwerkelijk in dat register staat, niet dat een brancheorganisatie het heeft gemaakt. Een zelfgemaakte checklist of een gratis sjabloon van een adviesbureau haalt je de toetsingsplicht niet weg.

Let ook op de reikwijdte, want daar gaat het in samenvattingen vaak mis. De vrijstelling geldt uitsluitend voor het eerste lid, aanhef en onderdeel a: het toetsen van en adviseren over de RI&E. Je verplichting om je bij de begeleiding van zieke werknemers en bij arbeidsgezondheidskundig onderzoek te laten bijstaan blijft onverkort staan. Bron: artikel 14 Arbowet op wetten.overheid.nl, plus rie.nl en nlarbeidsinspectie.nl. Gecheckt september 2026.

Per 1 juni 2026 geldt een vernieuwde erkenningsprocedure. Het Steunpunt RI&E verleent de erkenning nadat arbokerndeskundigen een branche-instrument hebben getoetst, en bestaande erkenningen blijven geldig tot hun afgesproken einddatum. De alternatieve procedure voor branches zonder cao-partijen is vervallen. Check dus in het register of het instrument dat je pakt op dit moment erkend is, voordat je erop leunt.

Het gratis branche-instrument voor kappers

Voor kappers bestaat dat instrument. Het staat op rie.nl/instrumenten/kappers, is uitgegeven door het Branche Platform Kappers, staat in het register als erkend en is gratis.

Je doorloopt een vragenlijst over je eigen salon. De onderwerpen zijn die van dit vak en niet die van een kantoor: fysieke belasting door lang staan en bovenhands werken, huidbelasting door nat werk en door kleurmiddelen en blondeerpoeder, blootstelling aan stoffen en aan haarstof, ventilatie, geluid, werkdruk en piekbelasting op zaterdagen, agressie aan de balie, en de bijzondere positie van jonge werknemers en zwangere medewerkers.

Dat laatste is voor deze branche geen formaliteit. Een salon met een BBL-leerling van zeventien heeft een jeugdige werknemer in dienst, en de Arbowet vraagt om extra aandacht voor die groep. Datzelfde geldt voor een zwangere medewerker die met kleurmiddelen werkt.

Trek er een middag voor uit, met je medewerkers erbij. Loop de vragenlijst niet alleen door achter je laptop, want de antwoorden zitten voor een deel bij de mensen die de wasbak acht keer per dag gebruiken. Een half uur met je team levert een RI&E op die klopt in plaats van een die is ingevuld.

Sla het resultaat op als pdf en zorg dat je medewerkers erbij kunnen. De Arbowet vraagt dat de RI&E voor werknemers toegankelijk is.

Werk je niet in een kapsalon, kijk dan of jouw branche een instrument heeft

Op de lijst met branche-instrumenten van rie.nl staan ruim tweehonderd instrumenten. Voor pedicures staat er een tussen, het Voetverzorgingsbedrijf, uitgegeven via ProVoet. Voor een schoonheidssalon, een nagelstudio, een massagepraktijk of een wellnesszaak staat er op die lijst geen instrument. Gecheckt september 2026.

Kijk daarbij naar de aanmelding en niet naar het bestaan. rie.nl markeert het kappersinstrument als erkend en dat van voetverzorging niet, en het is precies die aanmelding die de toetsingsplicht wegneemt. Een instrument dat bestaat maar niet in het register staat doet voor artikel 14 lid 12 niets, dus controleer de status daar voordat je erop rekent.

Staat jouw branche er niet bij, dan gebruik je een algemeen instrument. Dat mag en het is beter dan geen RI&E, maar het kost meer werk en het levert de vrijstelling niet op. De vragenlijst is niet op jouw vak geschreven, dus je moet zelf bedenken dat acrylstof en de afzuiging boven een nageltafel erin horen, of de werkhouding van een masseur, of het werken met peelings en apparatuur in een schoonheidssalon. Zonder aangemeld instrument valt de tweede route van onderdeel b weg, en dan blijft alleen de grens van 40 uur betaalde arbeid per week over.

Ergonomie is het eerste risico dat de Arbocatalogus noemt

Fysieke belasting staat niet toevallig bovenaan. De Arbocatalogus Kappersbranche noemt het als eerste risico, naast gevaarlijke stoffen en psychosociale arbeidsbelasting. Het branche-instrument vraagt er ook apart naar: lang staan en bovenhands werken staan als eigen onderwerp in de vragenlijst.

Ergonomie in een salon draait om een paar knoppen die je zelf in de hand hebt. Denk aan de werkhoogte van de stoel en de wasbak, zodat een medewerker niet de hele dag met opgetrokken schouders werkt, en aan de afwisseling tussen bovenhands knippen en werk waarbij de armen laag blijven, verdeeld over de dag in plaats van achter elkaar. Ook de vraag wie de wasbak draait telt mee, want dat is de plek waar rug- en schouderklachten in dit vak het vaakst beginnen.

Verwacht geen wettelijke norm. Er staat nergens een maximum aan sta-tijd of een voorgeschreven werkhoogte voor kappers in een primaire bron, dus reken je niet rijk of arm aan een getal dat je ergens tegenkomt. Wat wel telt: benoem het risico in je RI&E en zet er een maatregel tegenover in je plan van aanpak, met een naam en een datum, net als bij de andere risico's.

De goedkoopste maatregel zit in het rooster, niet in nieuwe apparatuur. Bovenhands werk afwisselen met knippen, de wasbak over het team verdelen in plaats van bij een medewerker leggen, en op zaterdag een pauze inplannen in plaats van vol doorwerken. Dat is precies waar personeelsplanning en arbo-verplichtingen elkaar raken, zie de gids over personeelsplanning in een kapsalon voor hoe je dat rooster praktisch bouwt.

Leg de afspraak vast, ook als hij klein is. Een verstelbare stoel, een vast wisselmoment tussen bovenhands en knippen, een regel over wie de wasbak draait, dat hoort in het plan van aanpak net zo goed als de afzuiging boven de kleurbalie.

Het plan van aanpak is waar het misgaat

Een RI&E zonder plan van aanpak is een half document, en dat is precies wat de Inspectie het vaakst aantreft.

Artikel 5 lid 3 zegt dat het plan van aanpak deel uitmaakt van de RI&E: welke maatregelen ga je nemen voor de risico's die je hebt gevonden, en binnen welke termijn. Het gaat om beide, want een maatregel zonder datum is geen plan.

Houd het klein en waar. Vier tot acht regels is voor een salon vaak genoeg. Een verstelbare kapstoel voor de medewerker die rugklachten heeft, met een datum. Handschoenen bij het spoelen van kleur, met een controlemoment. De afzuiging boven de kleurbalie laten nakijken, met een maand erbij. Een tweede persoon in de zaak op de laatste avondopening.

Zet er per regel bij wie het doet en wanneer het af moet zijn. Loop het lijstje twee keer per jaar door en vink af wat is gebeurd. Dat afvinken is meteen je bewijs dat je het document actueel houdt, wat artikel 5 lid 4 van je vraagt: aanpassen zo dikwijls als de ervaring, gewijzigde werkmethoden of gewijzigde omstandigheden daartoe aanleiding geven.

Concreet: een nieuwe medewerker, een nieuwe kleurlijn, een verbouwing of een tweede stoel is telkens een reden om de RI&E erbij te pakken. Er staat geen vaste termijn in de wet, wat mensen verleidt om het nooit meer te doen.

Wat een boete werkelijk kost bij jouw bedrijfsgrootte

Rond dit onderwerp circuleren schrikgetallen van duizenden euro's. Die zijn niet verzonnen, maar ze gelden niet voor een salon, en hier is waarom.

De boetenormbedragen zijn 4.500 euro voor het ontbreken van een RI&E en 3.000 euro voor het ontbreken van een plan van aanpak. Beide zijn aangemerkt als direct beboetbare overtreding, dus daar hoeft geen waarschuwing aan vooraf te gaan.

Die normbedragen worden vervolgens geschaald naar bedrijfsgrootte volgens de Beleidsregel boeteoplegging arbeidsomstandighedenwetgeving. Het normbedrag hoort bij een bedrijf van 500 werknemers of meer, en kleinere bedrijven betalen een percentage daarvan.

Voor een salon met drie medewerkers die geen van beide documenten heeft, komt dat dus uit op 750 euro. Dat is geen bedrag dat je zaak omtrekt, en het is ook geen bedrag dat je wilt betalen voor iets dat gratis en in een middag te regelen is.

Twee dingen die zwaarder wegen dan de boete zelf. Bij een onvolledig document volgt in beginsel eerst een waarschuwing of een eis tot naleving, en dan heb je een termijn om het op orde te brengen. En als er iets gebeurt, een medewerker met een rugblessure of een klant met een reactie, dan is een actuele RI&E met plan van aanpak het document waarmee je laat zien dat je je verplichtingen serieus nam. Dat raakt je aansprakelijkheid en het raakt je verzekering, wat aan de orde komt in de gids over verzekeringen voor een startende salon en in de gids over klachten afhandelen in je salon.

Je stuurt de RI&E overigens niet standaard op. De Arbeidsinspectie vraagt het document alleen op bij een gerichte controle en noemt daarbij een termijn in de brief.

Wat je deze week doet

Dag 1: check of je een basiscontract hebt met een arbodienst of bedrijfsarts. Zo niet, vraag twee offertes op. Dit is de enige post met een maandbedrag.

Dag 2: open rie.nl/instrumenten/kappers, controleer in het register dat het instrument erkend is, en maak een account aan.

Dag 3: doorloop de vragenlijst met je team erbij. Trek er een middag voor uit en beantwoord de vragen over de wasbak, de kleurbalie en de zaterdagdrukte eerlijk.

Dag 4: schrijf je plan van aanpak. Vier tot acht regels, elk met een naam en een datum. Sla RI&E en plan samen op als pdf en zet ze op een plek waar je medewerkers erbij kunnen.

Dag 5: zet twee herinneringen in je agenda. Een over zes maanden om het plan van aanpak af te vinken, en een bij elke nieuwe medewerker of verbouwing om de RI&E erbij te pakken.

Voor dat laatste helpt het dat je planning zichtbaar is. In CelerBook staat elke medewerker met eigen werktijden in de agenda, dus je ziet in een oogopslag wie er structureel alleen in de zaak staat op de late avond en wie er drie zaterdagen achter elkaar volgeboekt is. Dat zijn precies de twee dingen die in een salon-RI&E bij werkdruk en bij alleen werken op tafel komen. Je kunt per medewerker een eigen duur voor dezelfde behandeling instellen, wat helpt om een agenda te bouwen die haalbaar is in plaats van een die op papier past. Bevestigingen gaan per e-mail. De eerste 5 afspraken per maand zijn gratis, daarna 0,25 euro ex btw per voltooide afspraak, met een plafond van 30 euro per maand voor een solo-zaak plus 5 euro per extra actieve medewerker. Geen contract. Probeer CelerBook gratis.